ERP專案有兩份很重要的文件:

• 廠商建議書徵求文件(Request for Proposal, RFP)
• ERP導入專案計劃書
  這兩份缺一不可, RFP是要廠商提出合乎公司要求的建議書, 以利專案進展到合約階段的重要文件, 廠商據這份文件來撰寫建議書, 這樣才能做為之後議約及簽約的依據.
  專案計劃書, 這是PMBOK中要求的專案重要文件之一, 詳述專案在九大領域的各項做法.
  在評選出合意的廠商後, 就要把這廠商建議書徵求文件提供給廠商, 要求廠商根據這份文件內容提出其建議書.

有些公司會在評選廠商前就向ERP顧問公司提出RFP, 並要求ERP顧問公司提出建議書, 除非案子很大, 專案金額很高, 否則顧問公司在評估投入人力及可能獲選的機會後, 有可能會不願意製作建議書, 所以, 先評選再要廠商提供建議書, 廠商會比較願意做一份較符合期望的建議書, 而不是拿其他案子的建議書來改一改, 有時還必須說是爛芋充數.

RFP的基本內容有:

• 公司現況說明: 敍述為何要進行ERP系統導入的基本考量, 公司所在的行業特色
• 目前公司的資訊基礎建設如何: 讓廠商瞭解現在的架構適不適合導入其系統, 因為硬體投資也是很重要的一環, 而且, 也不會預做錯誤整個導入專案的預算.
• ERP系統需求規格: 詳述導入的ERP系統要有那些功能, 及各功能的介面規格, 這部份看IT部門有沒有能力定義, 如果有, 就詳述, 如果沒有, 至少寫一下有那些系統想要導入.
• 建議書的格式: 大致說明建議書中要有那些章節...

廠商簡介資料

公司名稱、規模、成立時間、據點
公司主要營業項目
公司在ERP系統產品上的開發經歷及未來展望
公司ERP技術能力, 必需是直接支援產品的人員, '直接'的定義為該技術人員的主要工作職責為負責該產品之各項服務工作, 並為正式專職人員, 不能是找來的外包人員.
顧問導入能力: 人數、經驗分佈
研發客製能力: 人數、經驗分佈
客服能力: 售後服務的支援人數, 以及支援方式
產品資料
產品名稱、研發單位、發展歷史、目前版本
產品架構
成功案例說明, 尤其注重行業別的成功案例, 如果將來要上市櫃, 就還要有上市櫃公司導入成功案例
產品適用性, 請說明貴公司為何認為這套ERP系統值得本公司採用
產品導入方法
說明導入ERP系統的做法, 並解釋這樣的做法為何能成功導入
專案組織, 顧問、PM等等
專案時程, 這部份, 在徵求文件中要說明預期的進度
系統架構建議, 根據微求文件說明的目前資訊基礎架構, 提供上線環境的系統架構建議
本公司各系統操作人員培訓方法
產品預算規劃
ERP系統授權費用
顧問費用
客製費用
教育訓練費用
每年的保固費用
硬體採購預算
其他補充事項

• 評選ERP顧問公司的評分方法說明, 讓廠商能夠瞭解評選的做法, 才不會搞些暗盤什麼的.
• 專案時程的初步安排, 讓ERP顧問公司能夠在建議書及之後提交的專案計劃書中能夠有時程依據.

取得建議書後, 還要把評分表中加上預算規劃金額來比較, 有時候, 評分高的廠商預算投入也比較高, 這時就必須由建議書的內容來支援為何要選比較貴的ERP系統來導入.

經過評選後, 決定了議約廠商, 就請合意的ERP顧問公司提出合約及專案計劃書, 進入議約階段.

專案計劃書, 除了ERP顧問公司要提出, IT部門也要提出一份自己專案計劃書...內容就拿PMBOK的九大知識領域為基礎來寫.

PMBOK的九大知識領域是: 整合、範疇、時程、成本、品質、人力資源、溝通管理、風險管理、採購管理.

大致上有:

1. 專案概述, 包含專案的原由、要達成的目標、專案的大概範圍.
2. 專案時程
3. 專案組織, 說明專案執行組織及成員, 各成員在專案中的職責, 以及專案中溝通與協調方式
4. 專案管理及控制, 說明管理指標設置, 及專案的控制與執行狀況的表達方式及風險的辨識與控管方法, 還要詳述下列兩項:

專案問題追蹤與管制
變更管理, 最好發展出一套流程來說明變更如何成立及控管

5. 專案準備工作, 這是說明專案如何準備, 及準備的過程等等

ERP系統廠商評選方法
議約, 要說明ERP顧問公司合約中必須有的要項, 這樣議約時才會有依據

6. 專案工作計劃, 詳列以下事項:
7. 專案時程
8. 系統建置
9. 系統測試
10. 教育訓練
11. 專案交付物
12. 系統保固與維護
13. 專案會議
14. 計劃不足之處理

有了專案計劃書, 合約也議完, 就要簽約動工了...記住, 要辦專案啟動會議...

我公司這回評選, 我個人本來是希望導入SAP A1, 無奈初期規劃的預算實在太高, 老闆不想投入那麼高的金額, 就退而求Microsoft Dynamics NAV了.